Posta certificata e firma digitale: quando servono, come funzionano e come richiederle

La posta certificata e la firma digitale sono strumenti essenziali per gestire comunicazioni e documenti elettronici con valore legale e massima sicurezza.

La posta elettronica certificata – detta anche PEC – consente di inviare e-mail con la stessa validità di una raccomandata con ricevuta di ritorno, garantendo integrità e autenticità.

La firma digitale, invece, è l’equivalente elettronico di una firma autografa, assicurando autenticità, integrità e non ripudiabilità dei documenti firmati.

Questi strumenti sono particolarmente utili per aziende, professionisti e pubblica amministrazione, poiché permettono di gestire corrispondenza e documenti in modo sicuro e legalmente valido.

I servizi di Poste Italiane rappresentano un punto di riferimento per chi desidera attivare la posta certificata PEC o richiedere l’attivazione della firma digitale, grazie a soluzioni affidabili e supporto dedicato.

Continua a leggere per scoprire in quali casi potresti aver bisogno di questi strumenti, e come richiederli.

Che cos’è la Posta Elettronica Certificata (PEC)?

La Posta Elettronica Certificata è un servizio di posta elettronica che consente di inviare messaggi e può essere molto utile per chi deve garantire la legalità e la validità dei documenti e delle comunicazioni, offrendo al contempo massima trasparenza e sicurezza.

Il valore legale della PEC è stato riconosciuto dal DPR 11 Febbraio 2005 n. 68 che la equipara a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Le ricevute rilasciate dal gestore attestano in modo incontestabile l’invio e la ricezione del messaggio, compresi eventuali allegati, con data e ora certa.

Questo è possibile perché il gestore della posta certificata rilascia al mittente una ricevuta di avvenuto invio e una ricevuta di avvenuta o mancata consegna, entrambe con riferimento temporale certo e opponibile a terzi, anche in caso di contenzioso.

Perciò in caso di contenzioso la PEC è opponibile a terzi, cioè ha pieno valore probatorio in tribunale.

Quali sono i vantaggi della posta certificata?

La PEC offre numerosi vantaggi:

• valore legale: garantisce certezza giuridica sulla spedizione e sulla ricezione dei messaggi;
• sicurezza: i protocolli di sicurezza impediscono la modifica del contenuto del messaggio e degli eventuali allegati;
• praticità e rapidità: elimina la necessità di spedizioni cartacee, velocizzando le comunicazioni;
• risparmio economico: è meno costosa rispetto ai metodi tradizionali come la raccomandata cartacea;
• tracciabilità: il mittente riceve ricevute dettagliate che attestano ogni fase dell’invio e della consegna;
• validità anche se non si apre la casella: il messaggio si considera consegnato anche se il destinatario non legge o apre la casella PEC;
• utilizzabile da cittadini, aziende e pubblica amministrazione per comunicazioni ufficiali e legali.

In cosa consiste la firma digitale?

La firma digitale è un sistema elettronico avanzato che permette di sottoscrivere documenti digitali con pieno valore legale riconosciuto dalla normativa italiana, in particolare dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005).

Un documento firmato digitalmente è considerato prova certa in giudizio dell’identità del firmatario e dell’integrità del contenuto firmato.

Si basa su un meccanismo crittografico che utilizza chiavi pubbliche e private, assicurando che il documento non venga modificato dopo la firma e che la firma stessa non possa essere falsificata o disconosciuta.

Questo significa che un documento elettronico firmato digitalmente può sostituire agevolmente documenti cartacei e firme manuali in tutte le pratiche dove serve un documento con valore legale, dalla Pubblica Amministrazione alle aziende, fino ai professionisti e cittadini.

In molti si chiedono se è necessario un dispositivo specifico per utilizzare la firma digitale. La risposta è sì, per apporre la firma digitale è necessario un dispositivo hardware, come una smart card o un token USB, che contiene il certificato di firma digitale emesso da un ente certificatore riconosciuto.

Serve inoltre un software per gestire e applicare la firma sul documento digitale. Esistono anche soluzioni di firma digitale remota che consentono di firmare tramite app o web, senza utilizzare un lettore smart card fisico, garantendo comunque sicurezza e validità legale.

I vantaggi della firma digitale

I principali vantaggi della firma digitale sono:

• valore legale certo, riconosciuto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, che rende i documenti firmati equivalenti a quelli con firma autografa;
• integrità del documento, grazie alla protezione da modifiche successive alla firma;
• autenticità del firmatario, poiché la firma è associata univocamente a una specifica persona;
• non ripudio, cioè il firmatario non può negare di aver sottoscritto il documento;
• efficienza e risparmio di tempo, eliminando la necessità di stampare, firmare manualmente e scansionare i documenti;
• sicurezza e protezione dalla contraffazione e dalla manipolazione dei documenti;
• compatibilità con numerosi formati e integrazione con servizi di posta certificata per scambi ufficiali.

Qual è la differenza tra posta certificata e firma digitale?

La posta certificata (PEC) e la firma digitale sono strumenti distinti, con funzioni diverse, ma spesso complementari nel mondo delle comunicazioni e dei documenti digitali legali.

Ricapitolando, la PEC serve principalmente a certificare l’invio e la ricezione di un messaggio elettronico, garantendo tempi certi, integrità e opponibilità del messaggio stesso, simile a una raccomandata con ricevuta di ritorno.

La firma digitale, invece, ha la funzione di autenticare e sottoscrivere digitalmente un documento elettronico, assicurandone l’immodificabilità e la provenienza certa.

In altre parole: con la PEC si certifica che un messaggio o un documento è stato inviato e consegnato in un determinato momento, mentre con la firma digitale si garantisce che il documento è stato firmato da una persona specifica e non è stato alterato dopo la firma.

È possibile utilizzare la PEC senza firma digitale e viceversa, ma spesso vengono usate insieme per massimizzare la validità legale e la sicurezza delle comunicazioni.

Come ottenere la PEC alle Poste Italiane

Se ti stai chiedendo come si attiva una casella di posta certificata, la procedura per ottenere una casella PEC con Poste Italiane è semplice, veloce e sicura.

Poste Italiane offre il servizio “PosteCertifica”, pensato per privati, professionisti e aziende che necessitano di inviare e ricevere messaggi con valore legale.

Per attivare la tua casella PEC, basta collegarsi al sito ufficiale di Poste Italiane, entrare nella sezione dedicata alla posta elettronica certificata e scegliere il piano che meglio si adatta alle tue esigenze, considerando spazio, numero di messaggi e funzionalità disponibili. L’offerta parte da pacchetti base molto convenienti, con attenzione particolare alla sicurezza e alla facilità d’uso.

La procedura prevede questi passaggi:

• selezionare il pacchetto desiderato;
• registrarsi con un’identità digitale riconosciuta, tramite SPID o Account Poste Verificato (APV);
• effettuare il pagamento online per attivare la casella;
• ricevere le credenziali di accesso alla casella PEC, che possono essere consultate via webmail o app dedicata.

Grazie all’integrazione con sistemi di autenticazione come SPID o l’Account Poste Verificato, l’attivazione è rapida e garantisce la massima sicurezza per l’utente. Inoltre, una volta attiva, potrai utilizzare la PEC direttamente da smartphone, tablet o computer, grazie a un’interfaccia web intuitiva o app mobile, con la garanzia di un valore legale certo per ogni messaggio inviato o ricevuto.

Il servizio è ideale sia per chi è alle prime armi con la posta elettronica certificata sia per chi cerca affidabilità e un’assistenza dedicata, considerato che Poste Italiane è uno dei provider più autorevoli e riconosciuti in Italia.

Come si richiede la firma digitale presso Poste Italiane?

Richiedere la firma digitale presso Poste Italiane è un processo semplice e sicuro, pensato per garantire validità legale ai documenti digitali firmati.

Poste Italiane offre il servizio di Firma Digitale Remota, che consente di firmare tramite un’app o un’interfaccia web, senza necessità di dispositivi fisici, grazie a un certificato digitale emesso da un ente certificatore.

Per richiedere la firma digitale, segui questi passaggi:

• accedi al sito di Poste Italiane nella sezione dedicata alla firma digitale remota e seleziona l’offerta migliore per le tue esigenze;
• scegli il metodo di autenticazione tra PosteID abilitato a SPID o Account Poste Verificato;
• esegui il login con le credenziali selezionate e autorizza l’accesso tramite l’app mobile PosteID, Postepay o BancoPosta, che offrono anche l’autenticazione tramite QR code;
• completa la procedura di registrazione e firma digitalmente il contratto di adesione;
• ricevi il certificato di firma digitale e le istruzioni per utilizzarlo tramite software dedicati o app di Poste Italiane.

Questa procedura è veloce e può essere completata comodamente da casa tramite PC o smartphone. Grazie all’integrazione con SPID e altre identità digitali, la verifica dell’identità è sicura e affidabile.

Casi d’uso concreti: quando servono PEC e Firma Digitale

Quando è richiesta la PEC?

La PEC è indispensabile in molti contesti ufficiali. Ad esempio, può essere utilizzata per inviare:

• lettere di licenziamento;

• contratti;

• comunicazioni alla pubblica amministrazione;
• documenti che richiedono prova di invio e ricezione, come fatture elettroniche o istanze specifiche.

Come si usa la posta certificata per inviare e ricevere documenti? Semplicemente inviando messaggi dalla propria casella PEC alla casella PEC del destinatario, ricevendo così ricevute di consegna con data e ora certe.

Quando si può utilizzare la firma digitale

La firma digitale viene spesso utilizzata per:

• sottoscrivere contratti online;
• approvare documenti contabili come bilanci, partecipare a gare d’appalto, firmare moduli per enti bancari o assicurativi;
• presentare istanze alla pubblica amministrazione.

Se hai domande o dubbi puoi contattare l’assistenza di Poste Italiane tramite il sito web ufficiale, oppure chiedere direttamente allo sportello informazioni dell’ufficio di Poste Italiane presso il Centro Commerciale Mirabello.

Potrai usufruire di un’assistenza esperta e avere tutto ciò che serve per gestire documenti e comunicazioni ufficiali con la massima tranquillità e sicurezza.